なわとび教室の月謝を完全キャッシュレス化。やり方とメリット・デメリットを紹介

はじめは月謝を現金で受け渡していた

JJRA名古屋なわとび教室も、開校当初から2年間は現金で月謝を回収していました。最初は知識がなかったのが大きな理由でした。

でもいま考えると、現金で月謝を回収するのは煩雑で大変でした。

月謝を現金回収するデメリット：管理が手間

JJRA名古屋なわとび教室では月の最終週に月謝袋を渡し、翌月1週目に月謝を回収する仕組みでした。

しかし生徒の中にはレッスンを休む人もいます。事前にわかっているなら前の週に渡せばいいですけど、風邪や急な休みだとそれもできません。

すると翌月に入ってから月謝袋を渡して、さらに翌週（2週目）に持ってきてもらうことになります。でも中には「子どもが月謝袋を出し忘れた」なんてことになり、3週目以降にずれこむことも。

このように、月謝袋が行ったり来たりしているので回収管理が非常に手間です。

月謝を現金回収するデメリット：現金を持ち歩くリスク

月謝袋は生徒から受け取ることがほとんどです。すると、一時的とはいえ子どもが多額の現金を持って管理することになります。

お月謝は子どもにとっては大金。しかも兄弟2名、3名となれば金額はさらに大きくなります。

たとえば、毎月初めに現金を持っている子どもが出入りすると悪い人に情報が漏洩したら・・・こんなご時世ですので、現金を持ち歩くことはリスクを伴うのです。

月謝を現金回収するデメリット：記帳が現金ベース

塾やスクールの経営をしている方は月謝を毎月の売上として記帳していますよね。

現金で月謝を回収すると、毎回の記帳で現金を数え直して数字を揃える必要があります。

でも、生徒数が増えるとどうしても回収タイミングがばらつきが出るんですよ。先月の分がまだ回収できていないのに、もう翌月が来て混乱するなんて日常茶飯事。

自分も、月謝計算と数字合わせだけでどれだけの時間を割いたか分かりません。

月謝をキャッシュレス化した流れ

生徒数も50名に近づき、現金管理に限界を感じたタイミングで月謝のキャッシュレス化を始めました。

まずはいくつか使えそうなサービスを探して、実際導入できるかを検討しました。

検討1：BASE（ベイス）

日本なわとびアカデミーのロープ販売で「BASE」というECサービスを利用しています。そこで同じように月謝の定期払いもできないか？を考えました。

結論からいうと、BASEの機能で定期引落はやりにくい事がわかりました。

定期便というアプリを使うと定額引落ができるんですが、一度決めた金額を変更することができません。たとえばレッスン料と一緒に教材費も引き落としたい！などの融通が利かないんです。

BASE（ベイス）はあくまで物販用に特化して、月謝回収で利用するのは諦めました。

検討2：お月謝くん

次に月謝の引落サービスを提供しているお月謝くんというサービスを見つけて検討しました。

大手のリクルートが経営母体のサービスで、クレジットカードに特化した決済代行サービスです。ただ、残念ながら当てが外れました。

決済サービスを申し込むと、振込用の銀行口座の登録が必要になります。この登録が、まさかの手書きした書類を添付する or FAXなんです。

手書きの書類をPDFにして提出しましたが、待てど暮らせど連絡がなく。挙句の果てに「口座情報で確認したいことがあります」と何度となく電話がかかってきました。

セキュリティ上の理由で仕方ないのかもしれませんが、時間が掛かり過ぎたので検討から外しました。

検討3：Square（スクエア）

お月謝君にイライラしながら他を探して見つけたのがSquareでした。

キャッシュレス導入に予定よりも時間が掛かっていたので、出張中の空港でサービスの登録をしたんですが、スマホだけで簡単に登録ができました。

しかもお月謝くんで1ヶ月以上も掛かった銀行口座の確認も1日で完了。あっという間にキャッシュレス化のシステムを整えることができたんです。

いま、JJRA名古屋なわとび教室では実際にSquare（スクエア）の定期送信の請求書を利用して月謝を回収しています。

キャッシュレス化して起こったこと

Square（スクエア）をつかって月謝をキャッシュレス化してみて、2ヶ月が経過しました。実際に使ってみて起きたことを紹介しますね。

最初の手続きさえ超えればラクチン

約50名の生徒の家庭に対し、一気にクレジットカード登録の連絡を送るのは正直大変でした。ネットに抵抗のある方やクレジットカードを使わない方もいるので、全てが正解で解決するわけじゃありません。

それでも最初の導入さえ頑張れば、あとは自動的に引落がされます。

現金のときのように金額チェックをする必要もないし、翌日には引落金額の合計が所定口座に振り込まれます。

キャッシュレスしたことで回収漏れ、煩雑なチェックがなくなったのは本当にラクですね。

金額チェックには神経を使う

一方で、一気に引き落とし日に決済がされてしまうため、請求書の金額チェックは必要です。

たとえば教材費や受講料を一括で請求することができますが、気づかずに連続で引き落としたら過剰請求になってしまいます。

また新規入会、退会の場合は個別に操作をする必要があるので、慣れるまでは時間が掛かるでしょう。

ただ、誤って決済してしまった場合でも、クレジットカード決済は数クリックで返金処理をすることが可能です。また割引や入会金といった1回だけの入金管理も、パソコン上で完結できます。

月謝を現金管理していた時を考えれば、何倍も効率化できているのは間違いありません。

月謝払いでクレジットカードにポイントが付く

これは保護者の方から言われたんですが、月謝をクレジットカード払いにできると、カードのポイントが付与されるんです。

たとえば楽天カードをなら楽天ポイントが付きますし、通常のショッピングと同じようにポイントが溜まっていきます。

現金や口座振替だとカードポイントは一切付かないので、お得感がありますよね。

月謝のキャッシュレス化はオススメ

レッスンの月謝をキャッシュレス化できたことに、自分は満足しています。

導入までいくつかの会社を検討し、さらに導入時に操作になれる必要がありました。でも現金管理の頃に比べれば圧倒的に効率的ですし、なにより子どもが現金を持ち歩くリスクを無くせてよかったです｡

ただし、Square（スクエア）はクレジットカード決済のサービスなので、一定の手数料が掛かります。

それでも月謝を現金管理していた頃を考えれば、下記の手数料ですら安く感じますね。

試しに無料アカウントを登録してから考えよう！

塾やスクールのキャッシュレス化を考えているなら、まずはSquare（スクエア）で無料でアカウントを作ってみましょう。

決済をしなければ手数料は掛かりませんし、登録してみて違うと思えば使わなければOK。実際に管理画面とかを見てみないと、合う合わないも分かりませんからね。

またキャッシュレス・消費者還元事業に認定されたので、スマホに装着できるクレジットカード決済用端末（7980円）が無料で貰えるキャンペーンをしています。こちらは在庫がなくなり次第終了とのことなので、欲しい人は早めに申込みましょう。

さらに今後は決済手数料が割引になるキャンペーンも始まりますので、今がキャッシュレス化をはじめるならベストタイミングです。

あなたの月謝回収業務のキャッシュレス化の参考になれば嬉しいです。